تأهيل الموردين: من التأهيل المسبق إلى أول أمر شراء

يتبع هذا الدرس مورداً جديداً من أول سجل في وقتي عبر التأهيل المسبق و الاعتماد و أول أمر شراء و تتبع الأداء المستمر.

المتطلبات المسبقة

البند	التفاصيل
الدور	غالباً مسؤول الموردين أو مشتري أو مسؤول للإعداد؛ معتمد على مسارات المورد أو التأهيل.
التكوين	تفعيل تأهيل الموردين وقوالب الاستبيانات التي أعدّها المسؤول.
السياسات	قد تمنع مؤسستكم أوامر الشراء للموردين بحالة مسودة أو قيد التأهيل—تأكد من سياسة المشتريات.

ابدأ من الموردين

استخدم الموردين في القائمة الرئيسية كمركز. التأهيل والأداء مرتبطان عادة بسجل المورد في أغلب التخطيطات.

1. إضافة المورد

1. افتح الموردون ← إضافة مورد (أو جديد).
2. أكمل تبويب الشركة: الاسم القانوني، الاسم التجاري، الرقم الضريبي (مهم لحسابات الدائنة وZATCA)، الدولة، والعنوان.
3. أضف جهة الاتصال الأساسية (الاسم، البريد، الهاتف) و جهة الاتصال المالية اختيارياً.
4. عيّن شروط الدفع و العملة الافتراضية؛ أضف تفاصيل بنكية فقط إن جمعتموها عند التأهيل.
5. احفظ مسودة إن كان يجب إكمال التأهيل قبل التفعيل، أو عيّن نشط إن سمحت السياسة بالشراء فوراً.

راجع إدارة الموردين لجميع الحقول والوحدات المرتبطة (عقود، شهادات).

2. بدء التأهيل المسبق

1. افتح صفحة تفاصيل المورد.
2. اختر بدء التأهيل المسبق (أو تأهيل جديد / إرسال الاستبيان—تختلف الصياغة).
3. اختر قالب الاستبيان الذي نشره المسؤول (مثل الصحة والسلامة، الوضع المالي، أمن المعلومات).
4. عيّن المالك الداخلي (مشتري أو مدير فئة) و المواعيد النهائية للمورد إن ظهرت في الواجهة.

قيد الميزة

إذا لم تظهر إجراءات التأهيل، قد يكون الوحدة معطّلة أو مقيّدة بالخطة. يمكن للمسؤول التحقق من الإعدادات ومستوى الاشتراك.

3. تعبئة الاستبيان ورفع المستندات

1. خطوة المورد: شارك رابط البوابة أو دعوة البريد ليُكمل المورد الإجابات (إن وُجد وصول خارجي)؛ أو أدخل الإجابات نيابة عنه للموردين ذوي التعامل المحدود.
2. لكل قسم، أجب عن عناصر نعم/لا و رقمية و نص حر بدقة—المعتمدون يعتمدون على ذلك في تقييم المخاطر.
3. ارفع الإثبات: سجل تجاري، شهادات ISO، تأمين، كتاب بنك، اتفاقية سرية، إلخ.
4. احفظ التقدم؛ أرسل عند الاكتمال.

إصدارات المستندات

قد تُنشئ إعادة الإرسال إصداراً جديداً—راجع لوحة السجل ليعرض المعتمدون أحدث حزمة فقط.

4. الإرسال للمراجعة الداخلية

1. كـ منسّق، تحقق من اكتمال كل الأسئلة الإلزامية و المرفقات الإلزامية.
2. انقر إرسال للمراجعة (أو إلى قائمة لجنة المشتريات).
3. أبلغ المعتمدين عبر قناتكم إن كانت إشعارات البريد معطّلة في المستأجر.

5. المراجعة والاعتماد

1. يفتح المعتمدون الموافقات أو صندوق التأهيل المسبق.
2. يراجعون الإجابات و المستندات وأي مؤشرات مخاطر من قواعد التسجيل.
3. يعتمدون، أو يعتمدون بشروط، أو يرفضون مع تعليقات.
4. عند الاعتماد، تأكد من انتقال حالة المورد إلى مؤهل / نشط حسب مساركم.

يجب أن يكون للموردين المرفوضين مسار واضح للمعالجة (مستندات محدثة، بيانات مصححة) قبل إعادة التقديم.

6. إنشاء أول أمر شراء مع المورد

1. افتح أوامر الشراء ← جديد.
2. اختر المورد الذي تم تأهيله؛ يجب أن يظهر منتقي الموردين النشطين فقط.
3. أدخل عناوين الشحن والفوترة والبنود و أكواد الضريبة.
4. مرّر أمر الشراء عبر الموافقة إن لزم.
5. أرسل للمورد من شاشة أمر الشراء وتأكد من استلامه.

العقود

إن وُجدت اتفاقية إطارية أو جدول أسعار، أرفقه بأمر الشراء أو اربط سجل عقد مورد لأغراض التدقيق.

7. تتبع الأداء

1. بعد طلب أو أكثر، افتح سجل المورد.
2. راجع التسليم في الوقت و مشاكل الجودة (من إيصالات الاستلام أو التذاكر) و دقة الفاتورة إن جمع المستأجر مؤشرات.
3. استخدم بطاقات الأداء أو التقييمات حيث تُفعّل؛ جدول إعادة التأهيل السنوية إن كانت السياسة تتطلب ذلك.

الحوكمة المستمرة تحافظ على قائمة الموردين المعتمدين موثوقة للامتثال والتدقيق.

مرجع سريع

المرحلة	المكان في وقتي
البيانات الأساسية	الموردون
المخاطر والامتثال	تأهيل الموردين
الالتزام	أوامر الشراء
الاستلام	إيصالات الاستلام
الرؤية	أداء المورد / التقارير

لدورة شراء كاملة تشمل الفاتورة والدفع، تابع دورة المشتريات الكاملة.