إعداد مؤسستك: الخطوات الأولى للمسؤول

هذا الدرس لـ مسؤولي المستأجر الذين يجهّزون وقتي بعد التسجيل أو التوفير. يجمع بين معالج الإعداد والتكوين الإضافي الذي تحتاجه الفرق عادة قبل الإطلاق الفعلي.

1. إكمال معالج الإعداد (أو العودة إليه)

1. سجّل الدخول كـ مسؤول؛ إذا ظهرت دعوة، شغّل المعالج من /onboarding (يمكن فتحه لاحقاً من التطبيق عند السماح).
2. نفّذ الخطوات السبع (0–6) أدناه؛ يمكنك تخطي خطوات والعودة في أي وقت.

الخطوة	المحور	إجراءات نموذجية
0	معلومات الشركة	الاسم القانوني، الأسماء ثنائية اللغة، الشعار، تفضيلات المشتريات (بعض الخيارات مقيّدة بالخطة).
1	الأقسام	بناء الهيكل لتوجيه الموافقات والميزانيات.
2	المستخدمون	إرسال دعوات وتعيين أدوار أولية.
3	مسارات الموافقة	ربط المسارات بأنواع المستندات (طلب شراء، أمر شراء، فاتورة، إلخ).
4	الميزانيات	تعريف الفترات والحدود.
5	الموردون	إدخال موردين أساسيين.
6	المشاريع	كائنات تكلفة اختيارية للمشتريات المرتبطة بمشروع.

نقطة الانتهاء

إكمال المعالج يوجّهك إلى /admin (لوحة التحكم الرئيسية). التخطي يُعلِم أيضاً اكتمال الإعداد لأغراض القيود—يمكنك لاحقاً الضبط من الإعدادات ووحدات المسؤول.

2. إعدادات الشركة

1. افتح الإعدادات (أيقونة الترس أو الإدارة ← الإعدادات حسب التخطيط).
2. تأكد من ملف الشركة، العملة الافتراضية، السنة المالية، و اللغة (عربي/إنجليزي واتجاه RTL).
3. اضبط ترقيم أوامر الشراء والفواتير والمستندات الأخرى إن وُجدت في واجهتكم.
4. عيّن افتراضيات الضريبة / ضريبة القيمة المضافة اللازمة للعمل في السعودية والجاهزية لـ ZATCA (غالباً بالتنسيق مع المالية).

راجع دليل المسؤول ← الإعدادات لمرجع الشاشات.

3. إنشاء الأقسام

1. انتقل إلى الأقسام (أو الهيكل التنظيمي ← الأقسام).
2. أضف كل قسم برمز واسم واضحين؛ استخدم التسلسل الهرمي إن دعم المستأجر أقساماً رئيسية/فرعية.
3. اربط مراكز التكلفة أو أبعاد التقارير إن استخدمتموها في الميزانيات.

الأقسام تدفع توجيه الموافقات و ملكية الميزانية—اهتم بها قبل توسيع المستخدمين.

4. دعوة المستخدمين وتعيين الأدوار

1. افتح المستخدمون (أو المسؤول ← المستخدمون والأدوار).
2. ادعُ المستخدمين بالبريد؛ عيّن الدور (مقدم طلب، مشتري، معتمد، محاسب دائن، مسؤول).
3. أكد انتماء القسم وصلاحيات المشروع اختيارياً.
4. اطلب من المستخدمين إكمال أول تسجيل دخول و كلمة المرور أو تسجيل الدخول الموحد.

SSO و LDAP

غالباً ما تستخدم المؤسسات الكبيرة تسجيل الدخول الموحد و LDAP. فعّل تكامل مزود الهوية قبل دعوة جماعات كبيرة لتجنب حسابات مكررة.

5. إنشاء مسارات الموافقة

1. انتقل إلى مسارات الموافقة (مسارات المسؤول).
2. أنشئ مسارات لكل نوع مستند تفرضونه (طلبات شراء، أوامر شراء، فواتير، تأهيل موردين، إلخ).
3. أضف خطوات (تسلسلية أو متوازية) و مجموعات معتمدين (حسب الدور أو المستخدم أو مدير القسم).
4. فعّل و اربط كل مسار ب نوع المستند و الشروط (عتبات مبلغ، تصنيف، قسم).

تجربة رائدة

نفّذ طلب شراء وأمر شراء تجريبيين بمبلغ صغير للتحقق من التوجيه قبل الإعلان عن الإطلاق.

6. إعداد الميزانيات

1. افتح إدارة الميزانيات أو خطوة المعالج المكافئة.
2. أنشئ بنود ميزانية لكل قسم/مشروع/فترة.
3. عيّن عتبات تنبيه (مثل 50٪، 75٪، 90٪) إن وُجدت.
4. اربط الميزانيات بفحوص طلب الشراء/أمر الشراء لاعتراض تجاوز الإنفاق.

إدارة الميزانيات يشرح الاستخدام اليومي؛ المسؤول يملك الهيكل والتخصيصات.

7. إضافة الموردين

1. انتقل إلى الموردون ← جديد.
2. أدخل الاسم القانوني، الرقم الضريبي، شروط الدفع، تفاصيل البنك (حسب ما تسمحون به)، و جهات الاتصال.
3. عيّن الحالة (مسودة مقابل نشط) حسب ما إذا كان التأهيل المسبق إلزامياً.
4. ارفع شهادات أو عقوداً إن وُجدت الوحدات.

8. اختياري: تكوين التكاملات

1. افتح الإعدادات ← التكاملات ← إضافة (أو مركز التكامل).
2. اختر Odoo أو QuickBooks Online أو قيود أو موصلاً مدعوماً آخر.

النظام	استخدام نموذجي
Odoo	مزامنة أمر الشراء والمورد والفاتورة
QuickBooks Online	الفواتير والموردون ودليل الحسابات
قيود	مزامنة محاسبية سعودية

اتبع مطالبات الاعتماد؛ تحقق عبر مزامنة تجريبية عند توفرها.

الجدول الكامل: نظرة عامة على التكاملات.

9. اختياري: تفعيل المصادقة الثنائية (2FA)

1. في إعدادات الأمان (مستوى المؤسسة أو المستخدم—اتبع قائمتكم)، فعّل 2FA للأدوار الحساسة.
2. اطلب من المسؤولين والمعتمدين تسجيل TOTP أو العامل المدعوم.
3. وثّق إجراءات الاستعادة عند فقدان الجهاز.

مرجع: دليل المسؤول ← الأمان.

10. اختياري: مفاتيح API و Webhooks

1. إن شملت خطتكم وصول API (Pro+ في كثير من النشرات)، افتح الإعدادات ← API (أو المطوّر).
2. أنشئ مفتاحاً بأقل صلاحيات؛ خزّنه في مدير أسرار—لا تُضمّن المفاتيح في الشفرة.
3. اضبط Webhooks لحالات أمر الشراء أو الفواتير أو الموردين إن أتمتتم الأنظمة المصاحبة.

مرجع: مقدمة API و Webhooks.

قائمة جاهزية الإطلاق

المجال	تم
إكمال معالج الإعداد أو تخطيه مقصوداً	☐
التحقق من إعدادات الشركة والضريبة	☐
إنشاء الأقسام	☐
دعوة المستخدمين بالأدوار الصحيحة	☐
تفعيل المسارات واختبارها	☐
تفعيل الميزانيات لمراكز التكلفة الرئيسية	☐
تحميل الموردين الأساسيين	☐
اختبار التكاملات (إن وُجدت)	☐
الأمان (2FA / SSO) بما يتوافق مع سياسة تقنية المعلومات	☐

يمكنك بعدها توجيه المستخدمين إلى دليل المستخدم و دورة المشتريات للتدريب التشغيلي.