دورة مشتريات كاملة: من الطلب إلى الدفع

يتبع هذا الدرس مساراً شائعاً من المصدر إلى الدفع في وقتي. الخطوات التي تعتمد على الخطة أو قيود الميزات موضحة حتى تعرف ما المتوقع في باقة Starter مقابل Professional وأعلى.

قبل أن تبدأ

المتطلب	ملاحظات
الأدوار	مقدم طلب لإنشاء طلبات الشراء؛ معتمدون ضمن مسارات الموافقة؛ صلاحيات مشتري لطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء؛ مالية للفواتير والمدفوعات.
البيانات	الأقسام، مسارات الموافقة، الميزانيات (إن فرضتم فحص الميزانية)، و الموردون يجب أن تكون جاهزة.
الخطط	طلبات الشراء و طلبات عروض الأسعار و المطابقة الثلاثية وبعض التقارير غالباً مقيدة بباقة Professional+. تحقق من اشتراكك ضمن الإعدادات ← الفوترة (أو منطقة الفوترة في مستأجرك).

استخدم لوحة التحكم

تعرض لوحة التحكم الموافقات المعلقة والنشاط الأخير. تظهر كثير من الخطوات أدناه كمهام للدور المناسب—اجعل اللوحة نقطة انطلاقك بين الوحدات.

1. إنشاء طلب شراء (PR)

1. افتح مجموعة المشتريات (أو ما يعادلها في قائمتك) وانتقل إلى طلبات الشراء ← جديد (أو إنشاء طلب شراء).
2. اختر القسم و تاريخ الحاجة و المشروع اختيارياً إن كان المستأجر يستخدم المشاريع.
3. أضف بنوداً: الوصف، الكمية، سعر الوحدة التقديري، و التصنيف إن كان إلزامياً.
4. أرفق ملفات داعمة (مواصفات، عروض) عبر عنصر المرفقات في الطلب.
5. احفظ مسودة أو أرسل عند الجاهزية.

قيد الميزة

إذا لم يظهر طلبات الشراء، قد لا تشملها خطتك. يمكنك غالباً بدء الدورة من طلب عرض أسعار أو أمر شراء—عدّل التسلسل حسب عملك.

2. إرسال طلب الشراء للموافقة

1. من صفحة تفاصيل الطلب، اختر إرسال للموافقة (قد يظهر كـ إرسال أو تقديم للاعتماد).
2. يوجّه وقتي الطلب عبر مسار الموافقة المضبوط لطلبات الشراء (تسلسلي أو مصمم مرئي حسب الإعداد).
3. كـ معتمد، افتح الموافقات (أو بطاقة اللوحة)، راجع الطلب، ثم وافق أو ارفض مع تعليقات.

اتفاقيات مستوى الخدمة والتفويض

إذا فعّل المسؤول اتفاقيات مستوى الخدمة أو التفويض، قد تُصعَد الموافقات أو تُوجَّه لمفوَّض—راجع دليل المسؤول ← التفويضات لسياساتكم.

3. إنشاء طلب عرض أسعار (RFQ)

1. بعد الموافقة (أو حسب سياستكم، بالتوازي)، انتقل إلى طلبات عروض الأسعار ← جديد.
2. اربط طلب الشراء المعتمد إن كان مساركم يحوّل PR → RFQ، أو أدخل البنود يدوياً.
3. حدد الموردين المدعوين (يظهر عادة الموردون النشطون فقط ما لم تسمحوا بمسودات—التزم بحوكمتكم).
4. حدد آخر استجابة، العملة، والشروط؛ ثم انشر أو أرسل طلب العرض.
5. تتبع الاستجابات في صفحة تفاصيل طلب العرض عند تقديم الموردين لعروضهم.

قيد الميزة

طلبات عروض الأسعار غالباً في Professional+. في الباقات الأدنى، سجّل العروض خارج النظام ثم أنشئ أمر الشراء بالأسعار المتفق عليها.

4. تقييم العروض والترسية

1. افتح طلب عرض الأسعار وقارن عروض الموردين (السعر، مدة التوريد، الشروط).
2. استخدم إجراءات الترسية لاختيار المورد الفائز لكل بند أو للطلب كله (تختلف التسميات حسب الشاشة).
3. أكد أي مبررات أو ملاحظات تطلبها مساراتكم.
4. أكمل خطوة الترسية حتى يمكن للنظام المتابعة (غالباً أمر شراء أو تحديث مرتبط بطلب الشراء).

سجل التدقيق

تُحفَظ القرارات في طلب العرض والسجلات المرتطة—استخدم السجل أو النشاط عندما يطلب المدققون من رَسَى وماذا ومتى.

5. إنشاء أمر الشراء (PO)

1. من طلب العرض المرسى، استخدم إنشاء أمر شراء (أو تحويل إلى أمر شراء) أو افتح أوامر الشراء ← جديد واربط طلب الشراء/طلب العرض حسب عملكم.
2. تحقق من المورد و عناوين الشحن والفوترة و شروط الدفع و البنود (الكميات، الأسعار، أكواد الضريبة).
3. أرفق عقداً أو اتفاقية إطارية إن كان المستأجر يستخدم عقود الموردين.
4. أرسل أمر الشراء إلى مسار موافقته إن كانت الأوامر تتطلب اعتماداً قبل الإصدار.

6. إرسال أمر الشراء للمورد

1. بعد اعتماد أمر الشراء، استخدم إرسال للمورد (أو إصدار / تعليم كمرسل) من صفحة التفاصيل.
2. أكد قناة التسليم: بريد من وقتي، تنزيل PDF، أو قناة تكامل إن وُجدت.
3. تتبع الإقرار إن سجّل مساركم تأكيد المورد.

التعديلات

إذا تغيّرت الشروط بعد الإصدار، استخدم تعديلات أوامر الشراء بدلاً من التعديل غير الرسمي—التعديلات تحافظ على سجل تدقيق.

7. استلام البضائع (إيصال استلام GRN)

1. عند وصول الشحنة، افتح إيصالات الاستلام (أحياناً تحت المشتريات أو الاستلام).
2. أنشئ إيصالاً مرتبطاً ب أمر الشراء؛ أدخل الكميات المستلمة لكل بند (تُدعم الاستلامات الجزئية حيث تُفعّل).
3. أضف ملاحظات و دفعات/أرقام تسلسل إن وُجدت، وصوراً أو أ packing lists كمرفقات.
4. أرسل أو أكمل إيصال الاستلام لتحديث المخزون والاستحقاقات إن وُجدت المنطق.

المخزون

مع إدارة المخزون (Professional+) قد يحدّث الاستلام المخزون و المستودع—تأكد من اختيار المستودع في الإيصال.

8. معالجة فاتورة المورد

1. انتقل إلى الفواتير ← جديد (أو تسجيل فاتورة).
2. اربط الفاتورة ب أمر الشراء وعند الحاجة ببنود إيصال الاستلام.
3. أدخل رقم الفاتورة، التواريخ، المبالغ، ضريبة القيمة المضافة، وحقول ZATCA التي ضبطها المسؤول.
4. أرسل لمراجعة الحسابات الدائنة أو المطابقة حسب مساركم.

راجع معالجة الفواتير لتفاصيل الحقول.

9. المطابقة الثلاثية

1. افتح الفاتورة في حالة معلقة للمطابقة أو ما يعادلها.
2. قارن كميات ومبالغ أمر الشراء و إيصال الاستلام و الفاتورة (المطابقة الثلاثية الكلاسيكية).
3. عالج الفروقات: إشعار دائن، تعديل أمر شراء، أو اعتماد استثناء حسب السياسة.
4. وافق على المطابقة عند الالتزام بالحدود المسموحة.

قيد الميزة

قد تُبسَّط أو تُقيَّد المطابقة الثلاثية الصارمة في الباقات الأدنى—استفسر لدى المسؤول.

10. اعتماد الدفع

1. من مسار المالية، انقل الفاتورة المطابقة إلى اعتماد الدفع (تختلف التسميات).
2. أكد طريقة الدفع و تاريخ الاستحقاق و خصم السداد المبكر إن انطبق.
3. وافق على الدفع؛ إن وُجدت بوابة مثل Tap للتسوية الصادرة، اتبع واجهة دفعات المستأجر.

11. الامتثال لفوترة ZATCA الإلكترونية

1. تأكد من إكمال التسجيل الضريبي وإعدادات ZATCA ضمن الإعدادات / الضريبة حسب تكوين المسؤول.
2. لمرحلة الامتثال 2، أنشئ أو زامن UUID و QR وحالة المصادقة كما تظهر في تفاصيل الفاتورة (تختلف الأزرار حسب التكامل والخطة).
3. احتفظ بمخرجات XML/PDF وإثبات المصادقة وفق الأنظمة السعودية.

للمزيد

مقالة المدونة ضريبة القيمة المضافة في المشتريات وZATCA تلخص جوانب المشتريات؛ يجب على المالية التحقق من المتطلبات القانونية.

ملخص سريع

المرحلة	أهم سجل في وقتي
الحاجة	طلب شراء
التوريد	طلب عرض أسعار + عروض
الالتزام	أمر شراء
الاستلام	إيصال استلام (GRN)
الالتزام المالي	فاتورة مورد
الرقابة	مطابقة ثلاثية
السيولة	اعتماد دفع
الامتثال	بيانات فاتورة جاهزة لـ ZATCA

عند الراحة مع هذا المسار، حسّن المسارات و عتبات الميزانية و الشراء من الكتالوج لتقصير زمن الشراء المتكرر.