الخطوات الأولى

تعرّف على سير العمل الأساسي في Waqti من خلال إكمال هذه المهام الشائعة.

إنشاء أول أمر شراء

الخطوة 1: بدء أمر شراء جديد

1. انقر Purchase Orders في الشريط الجانبي
2. انقر زر + New PO
3. يفتح نموذج إنشاء أمر الشراء

الخطوة 2: اختيار المورد

1. ابحث عن المورد بالاسم أو الرمز
2. اختره من القائمة المنسدلة
3. تُعبأ تفاصيل المورد تلقائيًا (العنوان، شروط الدفع)

ألا تملك موردين بعد؟

أضف موردًا أولًا أو استخدم موردي التجربة في وضع التجربة.

الخطوة 3: إضافة بنود السطر

انقر Add Item واملأ الحقول:

Field	Example
Description	Office Supplies - Paper A4
Quantity	100
Unit	Box
Unit Price	25.00 SAR

يحسب النظام تلقائيًا:

• Subtotal: 2,500.00 SAR
• VAT (15%): 375.00 SAR
• Total: 2,875.00 SAR

الخطوة 4: اختيار الميزانية

1. في نموذج أمر الشراء، اختر Budget (أو مركز التكلفة/الميزانية المعتمدة لمؤسستك)
2. تأكد أن المبلغ الإجمالي يقع ضمن Available للميزانية المختارة
3. إذا ظهر تحذير تجاوز، راجع المبلغ أو اختر ميزانية أخرى، أو تواصل مع المسؤول لزيادة التخصيص

قبل الإرسال

راجع حالة الميزانية من Budgets لتفادي التأخير في الموافقة.

الخطوة 5: إضافة التفاصيل

أكمل الحقول الاختيارية:

• Delivery Date: موعد الحاجة للبنود
• Delivery Location: مكان التسليم
• Notes: تعليمات خاصة
• Attachments: عروض أسعار، مواصفات

الخطوة 6: المراجعة والإرسال للموافقة

1. راجع جميع التفاصيل والبنود والمرفقات
2. انقر Submit for Approval
3. يدخل أمر الشراء مسار الموافقة

ستصلك إشعارات بالبريد الإلكتروني عند كل خطوة موافقة، ويمكنك متابعة الحالة من لوحة التحكم ومن قائمة أوامر الشراء.

إدارة الموافقات

إشعارات الموافقة

• عند إرسال أمر شراء للموافقة، يُشعر المُوافق التالي عبر البريد والتطبيق (حسب إعدادات مؤسستك)
• عند الموافقة أو الرفض أو طلب التعديل، يُشعر منشئ أمر الشراء والمعنيون
• راقب Pending Approvals في لوحة التحكم لمعرفة ما يحتاج إجراءً منك

الموافقة على أمر شراء من لوحة التحكم

1. اعرض عنصر Pending Approvals
2. انقر رقم أمر الشراء للمراجعة
3. راجع التفاصيل وبنود السطر والمرفقات
4. انقر Approve أو Reject

من قائمة الموافقات

1. انتقل إلى Approvals → Pending
2. استخدم عوامل التصفية: التاريخ، المبلغ، القسم
3. اختر أمر الشراء للمراجعة
4. نفّذ الإجراء: Approve أو Reject أو Request Changes

خيارات الموافقة

Action	When to Use
Approve	أمر الشراء صحيح ومتوافق مع السياسة
Reject	لا يجب المضي قدمًا في أمر الشراء
Request Changes	أمر الشراء يحتاج تعديلات
Delegate	تفويض مؤقت إلى مُوافق آخر

متابعة حالة الموافقة

• من صفحة أمر الشراء: اعرض سجل الموافقات والتعليقات والحالة الحالية (مثل Pending Approval، Approved)
• من Approvals: راجع الطابور والعناصر المعلقة والمكتملة حسب صلاحياتك

إضافة الموردين

نموذج المورد

1. انتقل إلى Vendors ثم Add أو New (حسب واجهتك)
2. املأ الحقول الأساسية، مثل:

Field	Example
Vendor Name	ACME Supplies LLC
Vendor Code	V-001
Contact Email	procurement@example.com
Payment Terms	Net 30

3. أضف العنوان والبيانات البنكية إن وُجدت
4. احفظ أو قدّم للمراجعة إذا كان التأهيل المسبق للموردين مفعّلًا

المستندات المطلوبة (عند التأهيل)

إذا فعّل المسؤول التأهيل المسبق، قد يُطلب رفع مستندات مثل:

• Commercial Registration (السجل التجاري)
• VAT Certificate (شهادة ضريبة القيمة المضافة)
• Bank Letter (خطاب بنكي)
• Insurance Certificate (شهادة تأمين)

إعداد المستندات

يحدد المسؤول قائمة المستندات من Settings → Procurement → Vendor Settings. راجع دليل المسؤول للتفاصيل.

استلام البضائع

عند وصول البنود، أنشئ إيصال استلام (GRN):

الخطوة 1: العثور على أمر الشراء

1. اذهب إلى Purchase Orders
2. اعثر على أمر الشراء المعتمد (الحالة: "Approved" أو "Partially Received")
3. انقر لفتحه

الخطوة 2: تسجيل الاستلام

1. انقر Record Goods Receipt
2. أدخل الكميات المستلمة لكل بند:

Item	Ordered	Received
Paper A4	100	100
Printer Toner	10	8

3. دوّن أي فروقات
4. انقر Save Receipt

الخطوة 3: استلام كامل أو جزئي

• Full Receipt: استلام جميع البنود ← تصبح حالة أمر الشراء "Received"
• Partial Receipt: بنود معلقة ← تصبح الحالة "Partially Received"

معالجة فاتورة

طابق الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات الاستلام:

المطابقة الثلاثية

يتحقق Waqti من:

1. PO - تم الطلب ✓
2. GRN - تم الاستلام ✓
3. Invoice - المبلغ متطابق ✓

إنشاء فاتورة

1. انتقل إلى Invoices → Create
2. اختر أمر الشراء المرتبط
3. أدخل تفاصيل الفاتورة:
   • Invoice Number
   • Invoice Date
   • Due Date
   • Amount

نتائج المطابقة

Status	Meaning	Action
✅ Matched	الثلاثة متطابقة	جاهزة للدفع
⚠️ Variance	فروقات طفيفة	راجع ووافق
❌ Mismatch	اختلاف كبير	تحقق من الأسباب

إعداد الميزانيات وإدارتها

إنشاء ميزانية وتخصيصها

1. انتقل إلى Budgets في الشريط الجانبي
2. انقر Create أو New Budget (حسب التسمية في واجهتك)
3. حدد السنة المالية والقسم أو المشروع (إن انطبق)
4. أدخل المبلغ المخصص (Allocated) والعملة
5. احفظ الميزانية؛ يبدأ النظام بتتبع Committed وSpent وAvailable تلقائيًا مع أوامر الشراء والفواتير

التخصيص العادل

قسّم الميزانية على الأقسام أو المشاريع حسيًا لسياسة مؤسستك؛ يمكن تعديل التخصيص لاحقًا بصلاحيات المسؤول.

عرض حالة الميزانية

1. اذهب إلى Budgets في الشريط الجانبي
2. شاهد جميع الميزانيات مع:
   • Total allocated
   • Committed (أوامر شراء معلقة)
   • Spent (فواتير مدفوعة)
   • Available

مؤشرات الميزانية

Color	Meaning
🟢 Green	أقل من 50% مستخدمة
🟡 Yellow	50–75% مستخدمة
🟠 Orange	75–90% مستخدمة
🔴 Red	أكثر من 90% أو تجاوز

عند تجاوز الميزانية

إذا حاولت إنشاء أمر شراء يتجاوز الميزانية:

1. يظهر تحذير
2. الخيارات:
   • تخفيض مبلغ أمر الشراء
   • اختيار ميزانية أخرى
   • طلب زيادة تخصيص (المسؤول)

إنشاء أول تقرير

اطلع على مؤشرات العمل:

تقارير سريعة

من Reports في الشريط الجانبي:

Report	Shows
PO Summary	أوامر الشراء حسب الحالة والتاريخ والمبلغ
Budget Utilization	الإنفاق مقابل التخصيص
Vendor Analysis	الإنفاق حسب المورد
Approval Metrics	متوسط زمن الموافقة

تصدير البيانات

1. افتح أي تقرير
2. طبّق عوامل التصفية (نطاق التاريخ، القسم، وغيرها)
3. انقر Export
4. اختر الصيغة: Excel أو PDF أو CSV

مرجع سريع للمهام الشائعة

مهام يومية

Task	Navigation
مراجعة الموافقات المعلقة	Dashboard أو Approvals → Pending
إنشاء أمر شراء جديد	Purchase Orders → + New
عرض أوامر شرائي	Purchase Orders → My POs
تسجيل استلام بضائع	Purchase Orders → [PO] → Record Receipt

مهام أسبوعية

Task	Navigation
مراجعة حالة الميزانية	Budgets → Overview
تقييم أداء الموردين	Vendors → Scorecards
إنشاء تقارير	Reports → Select Type

مهام شهرية

Task	Navigation
معالجة الفواتير	Invoices → Pending
مراجعة مؤشرات الموافقة	Reports → Approval Metrics
تحديث بيانات الموردين	Vendors → Management

نصائح للنجاح

تنظيم أوامر الشراء

• استخدم أوصافًا واضحة للبنود
• أرفق جميع المستندات ذات الصلة
• أضف ملاحظات تساعد المُوافقين

مراقبة الميزانيات

• راجع حالة الميزانية قبل إنشاء أوامر الشراء
• فعّل تنبيهات البريد عند العتبات (حسب إعداد المسؤول)
• راجع أسبوعيًا لتفادي المفاجآت

تسريع الموافقات

• قدّم معلومات كاملة من البداية
• استخدم التعليقات لإيضاح السياق
• حدد تواريخ تسليم واقعية

الحصول على المساعدة

إذا احتجت دعمًا:

1. In-App Help: انقر أيقونة ? في أي نموذج
2. Documentation: تصفح أدلة البدء
3. Support: support@waqti.sa
4. WhatsApp: +966 55 578 4686

الخطوات التالية

أوامر الشراء

تعمق في ميزات إدارة أوامر الشراء. → دليل أوامر الشراء

الموافقات

تعرّف على مسارات الموافقة المتقدمة. → دليل الموافقات

دليل المسؤول

اضبط إعدادات النظام والمستخدمين. → دليل المسؤول