تخطيط المشتريات
يساعدك تخطيط المشتريات على هيكلة الشراء المستقبلي: ماذا تشتري، متى، لأي قسم، وبأي تكلفة تقديرية—قبل تنفيذ أوامر الشراء الفعلية.
نظرة عامة
بخطط المشتريات يمكنك:
- توقع الطلب على أسابيع أو شهور
- مواءمة المشتريات مع الميزانيات والمشاريع
- جدولة بنود السطر بتواريخ مستهدفة
- مقارنة الخطة بالفعل للإنفاق والتوقيت بعد بدء التنفيذ
الخطط مناسبة للمشتريات المتكررة حسب الفئة، وتصاعد المشاريع، وتقاويم المشتريات السنوية.
دورة الحياة
مسودة → مُرسل → موافق عليه → (مرفوض / ملغي)
↓
بدء التنفيذ → تتبع الفعل مقابل الخطة| المرحلة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | بناء الخطة وإضافة الأقسام والبنود |
| مُرسل | دخول الموافقة إن كان المستأجر يتطلب ذلك |
| موافق عليه | الخطة مُخوّلة للاستخدام |
| مرفوض | إرجاع مع سبب؛ التعديل وإعادة الإرسال |
| ملغي | إبطال الخطة؛ قد يُحتفظ بالسجل للتدقيق |
| تنفيذ | بعد بدء التنفيذ ترتبط البنود بنشاط أوامر الشراء الفعلية ويعرض التقرير المخطط مقابل الفعل |
الموافقة مقابل التنفيذ
الموافقة تعني موافقة المؤسسة على الخطة. بدء التنفيذ هو النقطة التي يعتبر فيها النظام الخطة أساساً تشغيلياً لمتابعة أوامر الشراء وعروض الانحراف.
إنشاء خطة مشتريات
الخطوة 1: إنشاء خطة جديدة
- افتح تخطيط المشتريات (أو المشتريات ← الخطط حسب تسميات القائمة)
- انقر خطة جديدة
- أدخل اسماً ووصفاً واضحين
الخطوة 2: فترة الخطة والنطاق
| الحقل | الغرض |
|---|---|
| الفترة | أفق التخطيط (مثل ربع أو سنة مالية) |
| القسم | القسم المالك أو الطالب |
| المشروع (اختياري) | ربط الإنفاق بمشروع |
| الميزانية (اختياري) | بند ميزانية متوقع للتتبع |
الخطوة 3: إضافة بنود السطر
لكل مشتريات مخططة:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الوصف | ما تنوي شراءه |
| التاريخ المجدول | متى تتوقع إصدار أو الحاجة للطلب |
| الكمية / الوحدة | الحجم المتوقع |
| سعر الوحدة التقديري | لتوقعات الإجماليات |
| التصنيف / ملاحظات | ترميز أو مبرر اختياري |
الخطوة 4: الإرسال
- راجع الإجماليات والجدول
- إرسال (أو حفظ إن كانت لا تزال مسودة)
- أكمل الموافقات إن لزم
إدارة بنود السطر
| الإجراء | متى تستخدمه |
|---|---|
| إضافة | حاجة مخططة جديدة في الفترة |
| تحديث | تغيير التواريخ أو الكميات أو التقديرات |
| حذف | إزالة بند لم يعد مخططاً |
دقة التواريخ
تعديل التواريخ المجدولة يحسّن دقة المخطط مقابل الفعل عند مراجعة التنفيذ.
مقارنة الخطة بالفعل
بعد بدء التنفيذ وإنشاء أوامر شراء (أو ربط النشاط) بالخطة:
- المبلغ / التاريخ المخطط — ما تنبأ به البند
- المبلغ / التاريخ الفعلي — ما تم طلبه أو استلامه
- الانحراف — مفيد لمراجعات الميزانية ودورة التخطيط التالية
استخدم الفلاتر حسب القسم أو الفترة أو المشروع لتركيز المراجعة.
التحويل إلى أوامر شراء
تدفق شائع:
- افتح خطة موافق عليها (وتأكد من بدء التنفيذ إن كانت العملية تتطلب ذلك)
- من بند (أو إجراء جماعي) اختر إنشاء أمر شراء أو تحويل إلى طلب شراء
- يملأ النظام حقول أمر الشراء أو الطلب من بند الخطة؛ أكمل المورد والموافقات كالمعتاد
تختلف أزرار الواجهة حسب مسار العمل (أمر شراء مباشر مقابل طلب شراء أولاً).
توفر الميزة
تخطيط المشتريات متاح في خطط احترافي وأعلى.
إن كان الوحدة مفقودة، اطلب من المشرف التحقق من صلاحيات الاشتراك.