أوامر الشراء
أوامر الشراء (PO) هي محور سير عمل المشتريات في وقتي (Waqti) — بمعنى «وقتي» بالعربية، أي My Time. يغطي هذا الدليل كل ما تحتاجه من الإنشاء حتى الإتمام.
نظرة عامة
يتبع أمر الشراء في وقتي دورة حياة كالتالي:
مسودة → في انتظار الموافقة → معتمد → تم استلام البضائع → مفوتر → مغلقإنشاء أمر شراء
الخطوة 1: الوصول إلى إنشاء أمر الشراء
- انقر أوامر الشراء في الشريط الجانبي
- انقر زر + أمر شراء جديد
- أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح:
Ctrl/Cmd + N
الخطوة 2: المعلومات الأساسية
| الحقل | إلزامي | الوصف |
|---|---|---|
| المورد | نعم | اختيار من الموردين المعتمدين |
| القسم | نعم | قسمك (يُملأ تلقائياً عادةً) |
| تاريخ التسليم | نعم | التاريخ المتوقع للتسليم |
| موقع التسليم | لا | عنوان أو موقع محدد |
| المشروع | لا | ربط بمشروع للتتبع |
| الميزانية | تلقائي | يُختار تلقائياً حسب القسم |
الخطوة 3: إضافة بنود السطر
انقر إضافة بند سطر لكل منتج أو خدمة:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الوصف | وصف تفصيلي للبند |
| الكمية | عدد الوحدات |
| الوحدة | وحدة القياس (قطعة، كجم، صندوق، إلخ) |
| سعر الوحدة | السعر لكل وحدة (ريال سعودي) |
| الضريبة | ضريبة القيمة المضافة 15% تُحسب تلقائياً |
| رمز الحساب | حساب دفتر الأستاذ العام (اختياري) |
إدخال جماعي
استخدم استيراد من Excel لإضافة عدة بنود دفعة واحدة.
الخطوة 4: المرفقات
حمّل المستندات الداعمة:
- عروض أسعار المورد
- المواصفات الفنية
- المراسلات السابقة
- مستندات الموافقة
الصيغ المدعومة: PDF، DOC، DOCX، XLS، XLSX، PNG، JPG (بحد أقصى 10 ميجابايت لكل ملف)
الخطوة 5: الإرسال
- راجع جميع المعلومات
- انقر إرسال للموافقة
- يدخل أمر الشراء مسار الموافقات
حالات أمر الشراء
| الحالة | الوصف | الإجراءات المتاحة |
|---|---|---|
| مسودة | قيد الإعداد | تعديل، حذف، إرسال |
| في انتظار الموافقة | ضمن مسار الموافقة | عرض، إلغاء (لمنشئ الأمر) |
| معتمد | جاهز للتنفيذ | طباعة، إنشاء سند استلام |
| مستلم جزئياً | استُلمت بعض البنود | إنشاء سند استلام للمتبقي |
| مستلم | استُلمت جميع البنود | إنشاء فاتورة |
| مفوتر | الفاتورة مطابقة | عرض |
| مغلق | مكتمل | عرض فقط |
| مرفوض | لم تُوافق عليه | عرض، استنساخ إلى أمر شراء جديد |
| ملغى | ألغاه المستخدم | عرض فقط |
تعديل أوامر الشراء
المسودات
تعديل كامل — يمكن تغيير أي حقل.
أوامر الشراء في انتظار الموافقة
لا يمكن تعديلها. الخيارات:
- الإلغاء وإنشاء أمر شراء جديد
- انتظار الرفض لإعادة التعديل
أوامر الشراء المعتمدة
لإجراء تغييرات أنشئ تعديلاً (Amendment):
- افتح أمر الشراء
- انقر إنشاء تعديل
- نفّذ التغييرات المطلوبة
- أرسل لإعادة الموافقة
تعديلات أمر الشراء (Amendments)
تُسجّل التعديلات التغييرات على الأوامر المعتمدة:
متى تستخدم التعديل
- تغيير الأسعار
- تعديل الكميات
- إضافة بنود أو حذفها
- تغيير تفاصيل التسليم
مسار التعديل
- إنشاء تعديل على أمر الشراء الحالي
- تعديل الحقول المطلوبة
- إبداء سبب التعديل
- الإرسال للموافقة
- تحديث أمر الشراء الأصلي عند الموافقة
سجل التعديلات
يُتتبع كل تعديل، مثال:
PO-2025-0042
├── الأصل: 10,000 ر.س (15 يناير)
├── التعديل 1: 12,500 ر.س (20 يناير) — زيادة كمية
└── التعديل 2: 11,800 ر.س (1 فبراير) — خفض سعراستلام البضائع
سجّل وصول البضائع عند التسليم:
إنشاء سند استلام بضائع (GRN)
- افتح أمر الشراء المعتمد
- انقر تسجيل استلام بضائع
- أدخل الكميات المستلمة:
| البند | المطلوب | سبق استلامه | هذا الاستلام |
|---|---|---|---|
| ورق A4 | 100 | 0 | 100 |
| حبر طابعة | 10 | 5 | 5 |
- أضف ملاحظات عن الحالة والجودة
- انقر حفظ الاستلام
فحص الجودة
صنّف البنود كالتالي:
- ✅ مقبول — بحالة جيدة
- ⚠️ مقبول مع ملاحظات — مشكلات طفيفة
- ❌ مرفوض — إرجاع للمورد
المطابقة الثلاثية (Three-Way Matching)
يقوم وقتي تلقائياً بمطابقة:
| المستند | ما يُتحقق منه |
|---|---|
| أمر الشراء | البنود والأسعار المطلوبة |
| سند الاستلام | البنود والكميات المستلمة |
| الفاتورة | المبلغ المفوتر |
نتائج المطابقة
| النتيجة | المعنى | الإجراء |
|---|---|---|
| ✅ مطابقة كاملة | التوافق بين الثلاثة | جاهز للدفع |
| ⚠️ ضمن هامش السماح | انحراف أقل من 2% | موافقة تلقائية أو مراجعة |
| ❌ عدم مطابقة | انحراف كبير | مراجعة يدوية مطلوبة |
الطباعة والمشاركة
طباعة أمر الشراء
- افتح أمر الشراء
- انقر طباعة أو
Ctrl/Cmd + P - خيارات:
- تضمين ترويسة الشركة
- تضمين الشروط والأحكام
- تضمين مساحات التوقيع
صيغ التصدير
- PDF — للمشاركة والطباعة
- Excel — لتحليل البيانات
- CSV — للاستيراد في أنظمة أخرى
إرسال أمر الشراء بالبريد
- انقر مشاركة ← بريد إلكتروني
- أدخل بريد المستلم
- أضف رسالة
- أرسل مع مرفق PDF
قوالب أوامر الشراء
وفّر الوقت بقوالب للطلبات المتكررة:
إنشاء قالب
- افتح أمر شراء مكتملاً
- انقر حفظ كقالب
- سمّ القالب
- حدد الحقول التي تُحفظ
استخدام قالب
- انقر + أمر شراء جديد ← من قالب
- اختر القالب
- عدّل حسب الحاجة
- أرسل
أفضل الممارسات
معلومات كاملة
تأكد من تضمين:
- أوصاف تفصيلية للبنود
- كميات دقيقة
- تعليمات التسليم
- المرفقات ذات الصلة
الوعي بالميزانية
تحقق من توفر الميزانية قبل إنشاء أوامر الشراء. يحذرك النظام، لكن التخطيط المسبق يقلل التأخير.
تتبع التقدم
استخدم لوحة المعلومات والإشعارات لمتابعة أوامر الشراء عبر الموافقة والتسليم.
مرجع API
هذه الوحدة متاحة أيضاً عبر واجهة Waqti REST API. انظر API أوامر الشراء للوصول البرمجي.