المراحل
استخدم المراحل لتتبع التسليم والدفع على دفعات مقابل أمر شراء: حدد المبالغ والتواريخ، وطبّق القوالب اختياريًا، ومرّر العمل عبر دورة حياة واضحة، وعالج الموافقات والاحتجاز.
نظرة عامة
توفر المراحل تتبع التسليم المعتمد على المراحل لكل أمر شراء:
- تقسيم الأمر إلى مراحل بمبالغ وتواريخ استحقاق
- ربط نسبة الاحتجاز بكل مرحلة عند الحاجة
- تطبيق قوالب لتوحيد هيكل المراحل
- تقدم المراحل من معلّق → بدأ → مكتمل → معتمد/مرفوض
- إرفاق مستندات مخزنة بأمان (مثل S3) لكل مرحلة
توفر الميزة
مسارات المراحل تتطلب ميزة milestones. قد تُخفى عناصر التنقل والإجراءات إذا لم تتضمن خطتك هذه الوحدة.
إنشاء المراحل
إضافة مرحلة إلى أمر الشراء
الحقول الشائعة عند إنشاء مرحلة أو تعديلها:
| الحقل | الغرض |
|---|---|
| الوصف | ما تغطيه هذه المرحلة (تسليم، فترة خدمة، إلخ) |
| المبلغ | القيمة المنسوبة لهذه المرحلة |
| تاريخ الاستحقاق | التاريخ المستهدف للإكمال أو الفوترة |
| نسبة الاحتجاز | الجزء المحجوز حتى استيفاء شروط الإفراج |
احفظ المرحلة؛ كرر حتى يطابق تقسيم الأمر عقدك أو جدول التسليم.
تطبيق القوالب
إذا استخدمت مؤسستك قوالب مراحل:
- افتح قسم المراحل في أمر الشراء
- اختر تطبيق قالب (أو ما يعادله)
- حدد القالب
سلوك القالب
غالبًا يؤدي تطبيق القالب إلى استبدال جميع المراحل الحالية في الأمر بهيكل القالب. تأكد قبل التطبيق إذا كنت قد أدخلت بيانات مسبقًا.
دورة الحياة
تسير المراحل ضمن تسلسل مضبوط:
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| معلّق | مُعرَّفة ولم تبدأ بعد |
| بدأ | بدأت مرحلة العمل أو التسليم |
| مكتمل | انتهى عمل المرحلة بانتظار الموافقة |
| معتمد | مقبولة وفق قواعد الموافقة لديك |
| مرفوض | غير مقبول؛ اتبع عملية التصحيح لديك |
قد تطابق تسميات الواجهة لغتك؛ التسلسل أعلاه هو المنطق العام.
الموافقة
موافقة المراحل صلاحية منفصلة عن موافقة أمر الشراء العامة:
- يحتاج المستخدمون إلى
approve_milestones(أو ما يعادلها) لاعتماد أو رفض إكمال المرحلة - بدونها قد يُسمح بإنشاء أو تحديث المراحل حسب أدوار أخرى، دون إتمام الموافقة النهائية
استفسر لدى المسؤول إذا لم تظهر إجراءات الموافقة.
إفراج الاحتجاز
يُتتبَّع الاحتجاز غالبًا على مستوى أمر الشراء ومع المراحل:
- قد يتراكم الاحتجاز لكل مرحلة وفق النسبة التي تضبطها
- إفراج الاحتجاز غالبًا إجراء على مستوى أمر الشراء عندما تسمح شروط العقد (مثل بعد القبول النهائي)
اتبع سياسة الفريق المالي عند الإفراج عن الاحتجاز.
رفع المستندات
يمكن لكل مرحلة تخزين ملفات داعمة (شهادات، صور، مستندات تسليم):
- تُخزَّن الملفات باستخدام تخزين كائنات سحابي (مثل Amazon S3) حسب إعداد المستأجر
- استخدم الرفع لأدلة التدقيق ومستندات المورد
أبقِ الدليل مع المرحلة
ارفع تقارير الفحص أو مستندات التسليم أو التوقيعات على نفس المرحلة التي تنتمي إليها ليرى المعتمدون الصورة كاملة في مكان واحد.