إدارة الفواتير
معالجة فواتير الموردين عبر المطابقة الثلاثية (PO، GRN، الفاتورة) بشكل مُؤتمت، مع تتبع الفروقات ومسارات الموافقة والدفع.
نظرة عامة
يوفّر نظام إدارة الفواتير في وقتي:
- مطابقة ثلاثية تلقائية بين PO وGRN والفاتورة
- اكتشاف الفروقات في السعر والكمية ومعالجتها
- جدولة المدفوعات وتتبّع حالاتها
- دعم VAT بنسبة 15% بما يتوافق مع متطلبات ZATCA
دورة حياة الفاتورة
تمر الفاتورة عادةً بالمراحل التالية:
Created → Matched → Approved → Scheduled → Paid → Closedبمعنى العمليات: إنشاء → مطابقة → موافقة → جدولة للدفع → دفع → إغلاق.
إنشاء فاتورة
من أمر شراء (PO)
- افتح PO معتمدًا وقد تم استلام البضائع عليه (حسب إعدادات مؤسستك).
- انقر Create Invoice (إنشاء فاتورة).
- أكمل تفاصيل الفاتورة؛ يُعبَّأ الكثير تلقائيًا من PO:
| المصدر في النظام | ماذا يُملأ |
|---|---|
| المورد | تلقائيًا من PO |
| مرجع PO | تلقائيًا من PO |
| بنود السطر | تلقائيًا من PO |
| المبلغ | حسب فاتورة المورد الفعلية |
فاتورة يدوية
- انتقل إلى Invoices ← Create New.
- اختر المورد.
- اربط بـ PO (اختياري لكن يُنصح به للمطابقة).
- أدخل بنود السطر والمبالغ.
- حمّل مستند الفاتورة.
- أرسل للمعالجة.
حقول الفاتورة
| Field | Required | الوصف |
|---|---|---|
| Invoice Number | نعم | رقم الفاتورة الصادر عن المورد |
| Date | نعم | تاريخ إصدار الفاتورة |
| Due Date | نعم | تاريخ استحقاق الدفع |
| PO Reference | يُنصح به | ربط بأمر الشراء لتمكين المطابقة |
| Subtotal | نعم | المبلغ قبل VAT |
| VAT 15% | نعم | ضريبة القيمة المضافة 15% |
| Total | تلقائي | Subtotal + VAT |
المطابقة الثلاثية (Three-Way Matching)
ما الذي يُطابق؟
| المستند | ما الذي يُتحقق منه |
|---|---|
| PO | ما تم طلبه (البنود، الكميات، الأسعار) |
| GRN | ما تم استلامه (الكميات، جودة الاستلام) |
| Invoice | ما يُطلب دفعه (المبالغ على الفاتورة) |
آلية المطابقة (مثال)
Invoice Amount: 11,500 SAR
├── Check against PO: 11,500 SAR ✓
├── Check against GRN: 100 items received ✓
└── Result: MATCHED ✓حالات المطابقة (Match Statuses)
| الحالة | الوصف | الإجراء المعتاد |
|---|---|---|
| Full Match | توافق PO وGRN والفاتورة | موافقة تلقائية أو يدوية حسب السياسة |
| Within Tolerance | فرق ضمن الحدود المسموحة | مراجعة مالية ثم الموافقة |
| Mismatch | فرق يتجاوز الحد المسموح | تحقيق ومعالجة قبل الدفع |
| Pending GRN | لا يوجد GRN كافٍ بعد | الانتظار حتى اكتمال الاستلام |
إعدادات التسامح (Tolerance)
يُحدد في الإعدادات ما يُقبل من انحراف دون اعتبار الفاتورة «غير متطابقة»:
| الإعداد | القيمة الافتراضية (مثال) | الوصف |
|---|---|---|
| Price Variance | 2% | فرق السعر المسموح بين الفاتورة وPO |
| Quantity Variance | 0 | غالبًا يُشترط تطابق الكمية مع GRN |
| Total Variance | 2% | تسامح إجمالي على المبلغ |
تختلف الأرقام الفعلية حسب تكوين مؤسستك؛ راجع إعدادات المشتريات/الفواتير لديك.
معالجة الفروقات (Variances)
فرق السعر (Price)
إذا اختلف سعر الفاتورة عن PO:
- يُعلّم النظام الفرق.
- تراجع المالية السبب والمستندات.
- الخيارات الشائعة:
- القبول إذا كان ضمن Tolerance
- طلب Credit Note من المورد
- تعديل PO عبر Amendment إذا كانت السياسة تسمح بذلك
فرق الكمية (Quantity)
إذا اختلفت كمية الفاتورة عن GRN:
- غالبًا تُمنع الموافقة حتى التوضيح.
- الخيارات:
- تصحيح الفاتورة لدى المورد
- إنشاء GRN إضافي عند استلام متأخر
- رفض أو تقسيم الفاتورة الجزئية حسب الإجراءات الداخلية
خطوات عملية لحل عدم التطابق
- افتح الفاتورة غير المطابقة.
- انتقل إلى تبويب Match Details.
- راجع تفاصيل كل فرق (سعر/كمية/بند).
- أضف تعليقاتًا أو مبررات للتدقيق.
- وجّه الفاتورة لمسار Exception Approval إن وُجد في مؤسستك.
مسار موافقة الفاتورة (Invoice Approval)
تدفق موجز
Invoice Created
→ Three-Way Match
→ Match OK?
→ Yes: Finance Approval
→ No: Exception Approval
→ Scheduled for Paymentالموافقة على فاتورة
- Invoices ← Pending Approval.
- افتح الفاتورة المراد مراجعتها.
- تحقق من:
- حالة المطابقة والمستندات المرفقة
- الترميز المحاسبي (GL) إن كان مستخدمًا
- صحة بيانات VAT ورقم التسجيل عند الحاجة
- انقر Approve أو Reject مع ذكر السبب عند الرفض.
معالجة المدفوعات
حالات الدفع (Payment Statuses)
| Status | الوصف |
|---|---|
| Pending | لم تُجدول بعد للدفع |
| Scheduled | ضمن دفعة مجمّعة بتاريخ دفع |
| Processing | قيد التنفيذ لدى البنك/القناة |
| Paid | اكتمل السداد |
| Failed | فشلت العملية ويحتاج إعادة محاولة أو تصحيح |
جدولة المدفوعات
- Invoices ← Payment Run (أو ما يعادلها في واجهتكم).
- اختر الفواتير المراد دفعها.
- حدد تاريخ الدفع.
- راجع الإجماليات والمستفيدين.
- أرسل الدفعة للاعتماد/التنفيذ.
طرق الدفع (أمثلة)
| Method | ملاحظة |
|---|---|
| Bank Transfer | تحويل بنكي للمورد |
| Check | شيك ورقي |
| Credit Card | عند دعم المورد/السياسة |
التعامل مع VAT (15%) وZATCA
احتساب VAT
الفواتير تتبع عادةً هيكل 15% كما يلي (مثال):
Subtotal: 10,000.00 SAR
VAT (15%): 1,500.00 SAR
Total: 11,500.00 SARتقارير VAT
لإعداد بيانات ZATCA أو المراجعة الداخلية:
- Reports ← VAT Report.
- اختر الفترة.
- صدّر الملف حسب تنسيق التقديم لديك.
تأكد من اتساق المبالغ مع الفواتير والإشعارات الدائنة المسجّلة في نفس الفترة.
مستندات الفاتورة
مرفقات يُنصح بها
- الفاتورة الأصلية (PDF)
- مستندات داعمة (عقود، استلام، إلخ)
- إيصالات التسليم عند الاقتضاء
الأرشفة
تُخزَّن المستندات بشكل آمن، مرتبطة بالفاتورة، متاحة للتدقيق، ومُحتفَظ بها وفق سياسة الاحتفاظ لدى مؤسستك.
الإشعارات الدائنة (Credit Notes)
إنشاء Credit Note
- افتح الفاتورة الأصلية.
- انقر Create Credit Note.
- أدخل:
- مبلغ الإشعار الدائن
- السبب
- مرجع الفاتورة الأصلية
- أرسل للاعتماد حسب المسار.
أنواع شائعة
| Type | حالة الاستخدام |
|---|---|
| Price Adjustment | زيادة في السعر عن الاتفاق |
| Quantity Return | إرجاع بضائع |
| Quality Issue | عيوب أو عدم مطابقة للمواصفات |
| Service Credit | عدم تقديم الخدمة المتفق عليها |
التقارير
تقارير مرتبطة بالفواتير (أمثلة)
| Report | الغرض |
|---|---|
| Invoice Aging | أعمار الذمم وأيام التأخير |
| Payment Schedule | مدفوعات قادمة ومجدولة |
| VAT Summary | ملخص VAT حسب الفترة |
| Vendor Analysis | الإنفاق وسلوك الدفع حسب المورد |
إنشاء تقرير
- Reports ← Invoices (أو التقارير المالية ذات الصلة).
- اختر نوع التقرير.
- طبّق الفلاتر (تاريخ، مورد، قسم، …).
- أنشئ التقرير وصدّره.
ممارسات موصى بها
المعالجة بلا تأخير
سجّل الفاتورة خلال أيام قليلة من الاستلام من أجل:
- الحفاظ على علاقة جيدة مع المورد
- الاستفادة من خصومات السداد المبكر عند توفرها
- تفادي تأخير المدفوعات والفوائد أو الشكاوى
التحقق قبل الموافقة
راجع دائمًا:
- توافق الفاتورة مع شروط PO
- استلام البضائع أو الخدمات (GRN / إثبات التنفيذ)
- صحة الترميز المحاسبي
- صحة بيانات VAT ورقم التسجيل الضريبي للمورد
وثّق كل شيء
أرفق:
- الفاتورة الأصلية
- إيصالات التسليم وتقارير الجودة عند الحاجة
- مراسلات مهمة مع المورد تتعلق بالفروقات أو التعديلات
مرجع API
هذه الوحدة متاحة أيضاً عبر واجهة Waqti REST API. انظر API الفواتير للوصول البرمجي.