استلام البضائع (Goods Receipts)

إيصال استلام البضائع (GR) هو المستند الذي يثبت ما استلمته مؤسستكم فعلياً من المورد وفق أمر الشراء (PO) المعتمد. يربط الإيصال بين ما طُلب وما وصل إلى المستودع أو موقع التسليم، ويحدّث حالة الاستلام على الـ PO بحيث تبقى المشتريات والمالية على نفس الصفحة.

نظرة عامة

في دورة المشتريات المعتادة يُنشأ أمر الشراء ويُعتمد ويُرسل للمورد. عند التسليم يسجّل أحد المستخدمين في وقتي GR: من استلم، متى، ولكل بند—كمية مقبولة، كمية مرفوضة، وتقييم للجودة. النظام يُصدِر رقم GR تلقائياً ويشتق الحالة من الكميات على مستوى البنود.

تساعدك إيصالات الاستلام على:

• الرقابة التشغيلية — معرفة ما وصل فعلياً مقابل ما لا يزال معلقاً على الـ PO.
• التسليم الجزئي — دعم عدة شحنات لنفس الـ PO مع الحفاظ على السجل.
• تتبع الجودة — حفظ التقييمات والملاحظات لأداء الموردين والنزاعات.
• المطابقة الثلاثية (3-way matching) — يمثل الـ GR سند الاستلام المطابق مع الـ PO والفاتورة قبل الدفع.

إنشاء إيصال استلام

أوامر الشراء المؤهلة

يظهر عند الإنشاء فقط الـ PO ذات حالة سير العمل (workflow status) approved. لا يمكن ربط GR بمسودة أو بطلب قيد الموافقة.

بدء النموذج

1. افتح Goods Receipts من قائمة التطبيق.
2. اختر إنشاء إيصال جديد.
3. قد يُحدَّد الـ PO مسبقاً إذا وصلت من مسار يمرر معرف الـ PO (رابط من شاشة الـ PO).

حقول الرأس

الحقل	إلزامي	الوصف
أمر الشراء (PO)	نعم	ربط الـ GR بأمر شراء معتمد واحد؛ بيانات المورد والبنود من هذا الأمر.
المستلم (received_by)	نعم	المستخدم المسؤول عن تسجيل الاستلام (من مستخدمي الـ tenant).
تاريخ الاستلام	نعم	تاريخ وصول البضاعة (أو قبول الخدمة حسب سياسةكم).
التاريخ المتوقع	لا	اختياري؛ يُستخدم لمؤشرات الالتزام بالموعد عند التعبئة.
رقم إشعار التسليم	لا	مرجع من الناقل أو مستند التسليم من المورد.
ملاحظات	لا	ملاحظات عامة على الإيصال بأكمله.

بنود السطر

لكل بند من بنود الـ PO تدرجه في الإيصال:

الحقل	الوصف
الكمية المطلوبة	مرجعية من بند الـ PO.
الكمية المستلمة	الوحدات المقبولة في هذا التسليم.
الكمية المرفوضة	الوحدات المرفوضة أو المعادة؛ تؤثر على حالة البند عندما تغطي الطلب بالكامل.
تقييم الجودة	اختياري من 1 إلى 5 (1 ضعيف، 5 ممتاز). عند التجاهل قد يُستخدم افتراض 4 عند الحفظ.
ملاحظات الجودة	نص حر للفحص، أرقام دفعات، أو حالة التغليف.
سبب الرفض	توضيح سبب عدم قبول الكمية المرفوضة (تلف، مواصفات خاطئة، إلخ).

يجب أن يحتوي الإيصال على بند واحد على الأقل عند الإنشاء.

رقم GR (تلقائي)

لا تُدخل رقم الـ GR يدوياً. عند الحفظ يُولَّد رقم فريد بالشكل GR-YYYY-NNNNN (السنة وتسلسل مرقم لكل tenant). قد تُعرض معاينة على شاشة الإنشاء، أما القيمة النهائية فتُثبَّت عند تخزين السجل.

الحالات وكيف تُحسب

للإيصال حالة رأس واحدة: pending أو partial أو complete أو rejected.

بعد حفظ البنود يُستدعى updateStatus() على الـ GR. المنطق (باختصار):

1. لا توجد بنود → pending.
2. كل بنود السطر حالتها الداخلية rejected → rejected.
   (يصبح البند rejected عندما تكون الكمية المرفوضة ≥ الكمية المطلوبة لذلك البند.)
3. لكل بند quantity_received ≥ quantity_ordered → complete.
4. وإلا، إن وُجد بند بـ quantity_received > 0 → partial.
5. وإلا → pending.

عند إعادة الحساب تُحدَّث أيضاً حالة استلام الـ PO (updateReceiptStatus) لتبقى المجاميع متسقة.

الـ PO قد يبقى جزئياً

قد يكون الـ GR partial بينما إيصال لاحق يكمل الكميات. حالة استلام الـ PO تعتمد على جميع إيصالات الـ GR ومجموع الكميات المستلمة مقابل إجمالي المطلوب.

التعديل

يُسمح بالتعديل فقط إذا كانت حالة الـ GR pending أو partial. عند complete أو rejected يعيد التطبيق التوجيه إلى صفحة التفاصيل برسالة خطأ—لا يمكن تغيير الكميات أو المستلم أو الملاحظات عبر مسار التعديل في تلك الحالة.

بعد الحفظ يُعاد تشغيل updateStatus().

وضع علامة «مكتمل» (Mark complete)

يمكن إكمال الإيصال صراحةً من إجراءات الشاشة:

• إذا كان الـ GR مسبقاً complete تظهر رسالة إعلامية دون تغيير.
• وإلا تُضبط الحالة إلى complete ويُستدعى updateReceiptStatus على الـ PO.

يُستخدم ذلك عندما تتطلب سياسةكم إغلاقاً رسمياً للإيصال أو مواءمة مع إجراءات التشغيل.

الحذف

يُسمح بالحذف فقط للإيصالات بحالة pending. الإيصالات partial أو complete أو rejected لا تُحذف بهذه الطريقة؛ يُعاد خطأ للحفاظ على السجل التاريخي.

يُحذف أولاً بنود الإيصال ثم الرأس.

التسليم الجزئي وعدة شحنات

• أنشئ GR لكل شحنة مرتبطة بنفس الـ PO، وسجّل كميات ذلك التسليم فقط.
• استخدم حالة partial كمؤشر أن المزيد قد يكون مستحقاً على البنود.
• راقب حالة استلام الـ PO والمجاميع لمعرفة إن كان إجمالي المطلوب قد استُلم عبر جميع الـ GR.

فحص الجودة

الجودة تُسجَّل لكل بند:

• التقييم 1–5 لمؤشر سريع قابل للمقارنة.
• ملاحظات الجودة للتفاصيل النصية.
• سبب الرفض لتوثيق الرفض—مهم للمرتجعات والمطالبات واستثناءات المطابقة.

قد تعرض شاشة التفاصيل متوسط تقييم الجودة على مستوى الإيصال.

المطابقة الثلاثية (3-way matching)

تقارن المطابقة الثلاثية ثلاثة مستندات قبل الدفع:

1. PO — ما اتُفق على شرائه وبالسعر المعتمد.
2. GR — ما اعترفتم باستلامه (وبأي حالة).
3. الفاتورة — ما طالب به المورد.

عند تفعيل الميزة للـ tenant يكون الـ GR هو سند الإثبات للاستلام؛ تُبرز الفروقات بين المطلوب والمستلم والمفوتر للمراجعة بدلاً من الدفع التلقائي.

القائمة والبحث والتصفية

تدعم القائمة:

• بحث برقم GR أو رقم PO أو اسم المورد.
• تصفية بالحالة (أو «الكل»).
• نطاق تاريخ على تاريخ الاستلام.

تُستخدم أيضاً عدّادات الإيصالات المعلقة في الواجهة.

نصائح

الربط من الـ PO

استخدموا الاختصارات داخل التطبيق التي تمرر معرف الـ PO لتفادي اختيار أمر خاطئ وتحميل البنود الصحيحة.

وضوح الرفض

عند الرفض سجّلوا الكمية المرفوضة وسبب الرفض بوضوح لدعم الموردين والمراجعين الداخليين.

التاريخ المتوقع

تعبئة التاريخ المتوقع يساعد على تقييم الالتزام بالموعد (مقارنة تاريخ الاستلام بالمتوقع).

عدم الحذف بعد التقدم

إن احتجتم تصحيحاً بعد تجاوز pending، استخدموا التعديل ما دامت الحالة pending أو partial. بعد الإغلاق اتبعوا سياسة التعديل (مرتجعات، إشعارات دائنة، إلخ).

مسؤولية المستلم

اختروا المستلم بعناية؛ يمثل من يوقع تشغيلياً على الاستلام نيابة عن المؤسسة.

مواضيع ذات صلة

• أوامر الشراء — الإنشاء والاعتماد قبل الاستلام.
• معالجة الفواتير — ربط الفوترة بالـ PO وبيانات الاستلام عند تفعيل المطابقة.