أوامر الشراء الشاملة
أمر الشراء الشامل (BPO) اتفاق قائم يتيح لك الشراء من مورد بشكل متكرر خلال فترة محددة دون إصدار أمر شراء كامل لكل طلب صغير. يغطي هذا الدليل الإنشاء والتفعيل والإصدارات والموافقات.
نظرة عامة
يحدد أمر الشراء الشامل:
- المورد — المورّد المعتمد للاتفاق
- الفترة — تواريخ البداية والنهاية لصحة الإصدارات
- الحد الأقصى للمبلغ — السقف الإجمالي لجميع الإصدارات (وقد توجد حدود على مستوى البند)
- بنود السطر — السلع أو الخدمات المتفق عليها والكميات وإطار التسعير
تسحب من الأمر الشامل بإنشاء إصدارات (طلبات استدعاء). يستهلك كل إصدار جزءاً من المتبقي حتى يُستنفد الحد الأقصى أو تنتهي الفترة.
دورة الحياة
مسودة → مُرسل → موافق عليه → مُفعّل| المرحلة | المعنى |
|---|---|
| مسودة | الأمر الشامل قيد الإعداد قبل الإرسال |
| مُرسل | دخل مسار الموافقة |
| موافق عليه | وافق المعتمدون على شروط الأمر الشامل |
| مُفعّل | الأمر نشط ويمكن إنشاء إصدارات مقابله |
بعد التفعيل
حافظ على تحديث فترة الأمر الشامل والحد الأقصى للمبلغ. عند انتهاء الفترة أو استنفاد السقف، خطط لأمر شامل جديد أو التمديد/التعديل حسب سياسة مؤسستك.
حالات أمر الشراء الشامل
| الحالة | الوصف | إجراءات شائعة |
|---|---|---|
| مسودة | لم يُرسل بعد | تعديل البنود والمورد والفترة والحد الأقصى؛ الإرسال |
| مُرسل | في مسار الموافقة | عرض؛ إلغاء إن سمح الدور |
| موافق عليه | مُخوّل وقد لا يكون نشطاً بعد | التفعيل عند الجاهزية؛ مراجعة الشروط |
| مُفعّل | مفتوح للإصدارات | إنشاء إصدارات؛ مراقبة المستهلك مقابل المتبقي |
| مغلق / منتهٍ | انتهت الفترة أو أُغلق يدوياً | عرض السجل؛ نسخ للتجديد إن وُجدت |
(قد تطابق تسميات الواجهة إعدادات المستأجر لديك.)
إنشاء أمر شراء شامل
الخطوة 1: فتح شاشة الإنشاء
- انتقل إلى أوامر الشراء (أو أوامر الشراء الشاملة إن وُجدت في القائمة)
- اختر أمر شراء شامل جديد (أو ما يعادله)
- تأكد من صلاحية إنشاء اتفاقيات شاملة
الخطوة 2: تفاصيل الرأس
| الحقل | ملاحظات |
|---|---|
| المورد | اختر مورداً معتمداً |
| الفترة | تواريخ بداية ونهاية الأمر القائم |
| الحد الأقصى للمبلغ | السقف الإجمالي لجميع الإصدارات في الفترة |
| العملة / الشروط | حسب إجراءاتكم |
| مرجع / ملاحظات | مرجع داخلي أو رقم عقد |
الخطوة 3: بنود السطر
أضف كل بند متفقاً عليه:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الوصف | السلعة أو الخدمة |
| إطار الكمية | الحجم المتوقع أو «حسب الحاجة» حسب القالب |
| الوحدة / سعر الوحدة | أساس تسعير الإصدار |
| التصنيف / دفتر الأستاذ | إن كان مسار العمل يتطلب ترميزاً |
الخطوة 4: الإرسال للموافقة
- راجع الإجماليات مقابل الحد الأقصى للمبلغ
- أرفق العقد أو دعم التسعير إن لزم
- انقر إرسال للموافقة
يتبع الأمر الشامل مسار الموافقة القياسي (كأوامر الشراء: خطوات متسلسلة، شروط، إشعارات).
الإصدارات (طلبات الاستدعاء)
الإصدار طلب مقابل الأمر الشامل المُفعّل: يحدد ما تشتريه الآن ويقلل الرصيد المتبقي للأمر الشامل.
كيفية إنشاء إصدار
- افتح أمر الشراء الشامل المُفعّل
- اختر إصدار جديد (أو إنشاء إصدار)
- حدد البنود والكميات (والمبالغ) ضمن الحدود المتبقة
- أرسل إن كانت الإصدارات تتطلب موافقة، أو أكد إن كانت السياسة تنفّذ الإصدارات الصغيرة تلقائياً
تتبع الإصدارات
- المبلغ المستهلك — مجموع الإصدارات المعتمدة
- المتبقي — الحد الأقصى ناقص المستهلك (مع قواعد التقريب والتسامح)
- السجل — قائمة الإصدارات بالتواريخ والمراجع
الربط بأوامر الشراء العادية
غالباً تُنشَأ الإصدارات أو تُربَط بأوامر شراء عادية للتنفيذ واستلام البضائع. استخدم قائمة أوامر الشراء ومسار إيصال الاستلام كالمعتاد بعد اعتماد الإصدار.
مسار الموافقة
تستخدم أوامر الشراء الشاملة عادة نفس محرك الموافقة لأوامر الشراء:
- قد يحدد المبلغ والقسم المسار
- يرى المعتمدون شروط الأمر الشامل كاملة (ما لم يُوجَّه الإصدارات بشكل منفصل)
- يعيد الرفض الأمر إلى حالة قابلة للتعديل للتصحيح وإعادة الإرسال
توفر الميزة
تتوفر أوامر الشراء الشاملة في خطط احترافي وأعلى.
تُتحكم الميزة بعلامة blanket_pos. إن لم تظهر خيارات الأمر الشامل، راجع المشرف للتأكد من الاشتراك والميزات المفعّلة.