تكوين مسار عمل الموافقة
تصميم مسارات موافقة وتكوينها لمؤسستك في نظام وقتي.
نظرة عامة
يدعم محرك مسارات العمل في وقتي:
- موافقات خطية متتابعة
- التفرع المشروط حسب المعايير
- موافقات متوازية في نفس المرحلة
- تعيين المعتمدين ديناميكياً حسب سياق الطلب
- منشئ مسارات مرئي بالسحب والإفلات (النسخة المؤسسية)
أنواع مسارات العمل
مسار خطي
موافقات متتابعة بترتيب ثابت:
الخطوة 1 → الخطوة 2 → الخطوة 3 → اعتماد نهائيالتكوين:
- تعريف الخطوات بالترتيب المطلوب
- تعيين المعتمدين لكل خطوة
- تحديد المهلات الزمنية لكل خطوة
- تكوين قواعد التصعيد
مسار مشروط
مسارات مختلفة حسب المعايير:
الشرط: المبلغ
├── أقل من 10,000: المسار أ (خطوتان)
├── من 10,000 إلى 50,000: المسار ب (ثلاث خطوات)
└── أكثر من 50,000: المسار ج (أربع خطوات)الشروط المتاحة:
- نطاقات المبالغ
- القسم
- فئة المورد
- فئة الصنف
- نوع المشروع
مسار متوازي
عدة معتمدين في نفس الخطوة:
الخطوة 1 → [المعتمد أ + المعتمد ب] → الخطوة 3قواعد الموافقة:
- يجب موافقة الجميع
- يكفي موافقة أحدهم
- موافقة الأغلبية
إنشاء مسارات العمل
الخطوة 1: الإعداد الأساسي
- الإعدادات ← مسارات العمل ← + مسار جديد
- أدخل:
- الاسم
- الوصف
- النوع (أمر شراء، فاتورة، مورد، إلخ)
- الحالة (نشط / مسودة)
الخطوة 2: تحديد النطاق
حدد متى ينطبق هذا المسار:
| نوع النطاق | مثال |
|---|---|
| الكل | جميع أوامر الشراء تستخدم هذا المسار |
| نطاق مبلغ | أوامر شراء بين 10K و50K |
| القسم | قسم العمليات فقط |
| مركب | العمليات + مبلغ أكبر من 10K |
الخطوة 3: إضافة الخطوات
لكل خطوة، قم بتكوين:
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| اسم الخطوة | اسم وصفي واضح |
| نوع المعتمد | دور، مستخدم، ديناميكي |
| المعتمد المحدد | مستخدم مسمى (اختياري) |
| المهلة الزمنية | ساعات للرد |
| التصعيد | الجهة التي يُصعَد إليها الطلب |
| إلزامي | هل يمكن تخطي الخطوة؟ |
الخطوة 4: تكوين الإجراءات
عرّف الإجراءات المتاحة في كل خطوة:
| الإجراء | النتيجة |
|---|---|
| موافقة | الانتقال إلى الخطوة التالية |
| رفض | إنهاء المسار وإرجاع الطلب لمنشئه |
| طلب تعديلات | إرجاع الطلب للتعديل |
| تفويض | إسناد لمعتمد آخر |
الخطوة 5: الاختبار والتفعيل
- احفظ كمسودة
- أنشئ طلباً تجريبياً
- تحقق من التوجيه بين الخطوات
- فعّل المسار بعد التأكد
تعيين المعتمدين
حسب الدور
الإسناد لأي مستخدم يحمل دوراً محدداً:
- أول معتمد متاح
- إسناد بالتناوب
- إسناد عشوائي
حسب المستخدم
الإسناد لمستخدم مسمى:
- مثال: مستخدم محدد
- مع احتياطي: مستخدم بديل (مثال: زميل آخر)
التعيين الديناميكي
يستند إلى خصائص الطلب:
| النوع | يُسند إلى |
|---|---|
| رئيس القسم | رئيس قسم مقدم الطلب |
| مالك الميزانية | مالك الميزانية المختارة |
| مدير المورد | المسؤول عن المورد المختار |
| المدير المباشر | المدير المباشر لمقدم الطلب |
مصفوفة الموافقة
قواعد مركبة تعتمد على عدة عوامل:
المبلغ + القسم + نوع المورد = المعتمد
10K + العمليات + خدمات = مدير العمليات
50K + المالية + بضائع = المدير المالي (CFO)قواعد التصعيد
التصعيد القائم على الوقت
اليوم 0: إرسال الطلب
اليوم 2: تذكير للمعتمد
اليوم 5: تصعيد إلى المستوى التالي
اليوم 7: تصعيد إلى المسؤول الإداريالتكوين
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| الانتظار الأولي | الأيام قبل أول تذكير |
| التذكير | إرسال إشعار تذكير |
| التصعيد بعد | الأيام قبل التصعيد |
| التصعيد إلى | دور أو مستخدم يستلم التصعيد |
| أقصى عدد تصعيدات | التوقف بعد N دورات تصعيد |
متغيرات مسار العمل
استخدم المتغيرات في تكوين المسار:
| المتغير | الوصف |
|---|---|
{requester} | من قدّم الطلب |
{department} | قسم الطلب |
{amount} | الإجمالي المالي |
{vendor} | المورد المختار |
{budget} | الميزانية المختارة |
أمثلة:
- معتمد:
{department.head} - التصعيد إلى:
{requester.manager}
قوالب مسارات العمل
مسار اعتماد أمر شراء قياسي
yaml
name: Standard PO Approval
steps:
- name: Department Approval
approver: department_head
time_limit: 48h
- name: Finance Review
approver: role:finance_manager
time_limit: 24h
- name: Final Approval
condition: amount > 50000
approver: role:cfo
time_limit: 48hمسار اعتماد الفواتير
yaml
name: Invoice Approval
steps:
- name: Match Verification
approver: system
auto_approve_if: three_way_match
- name: Finance Approval
approver: role:finance_manager
time_limit: 24hالمنشئ المرئي لمسار العمل
ميزة للنسخة المؤسسية لمسارات العمل المعقدة.
الميزات
- واجهة سحب وإفلات
- ربط مرئي بين الخطوات
- تفرع حسب الشروط
- معاينة ومحاكاة
- تصدير واستيراد
استخدام المنشئ
- مسارات العمل ← المنشئ المرئي
- اسحب الخطوات من صندوق الأدوات
- اربطها بالأسهم
- كوّن كل خطوة
- أضف الشروط على الأسهم
- عاين المسار
- احفظ وفعّل
تقارير مسارات العمل
المؤشرات
| المؤشر | الوصف |
|---|---|
| متوسط دورة المعالجة | من الإرسال حتى الاعتماد |
| مدة كل خطوة | الوقت المستغرق في كل مرحلة |
| معدل الموافقة | نسبة الموافقة مقابل الرفض |
| معدل التصعيد | نسبة الطلبات التي احتاجت تصعيداً |
| تحليل الاختناقات | أبطأ الخطوات |
إنشاء التقارير
- التقارير ← أداء مسارات العمل
- اختر مساراً أو أكثر
- حدد نطاق التاريخ
- راجع المؤشرات
- صدّر عند الحاجة
أفضل الممارسات
البساطة أولاً
- كلما قلّت الخطوات سرعت الموافقات
- أشرك المعتمدين الضروريين فقط
- تجنّب المراجعات المكررة بلا فائدة
استخدم الشروط بحكمة
- ضع عتبات معنوية للمبالغ والمخاطر
- وازن بين الرقابة وكفاءة التشغيل
خطط لغياب المعتمدين
- فعّل التصعيد والتفويض
- عيّن معتمدين احتياطيين عند الإمكان
اختبر بدقة
- اختبر جميع المسارات والفروع
- تحقق من الشروط والحالات الحدية
- راقب الأداء بعد الإطلاق
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
الطلب عالق في المسار
تحقق من:
- هل المعتمد حسابه نشط؟
- هل انتهت المهلة دون إجراء؟
- هل التصعيد مُكوَّناً؟
- هل توجد أخطاء في إعداد المسار؟
تم إسناد معتمد خاطئ
راجع:
- شروط المسار
- إسناد الأقسام
- إسناد الأدوار
- مصفوفة الموافقة