تفويضات الموافقة
تتيح تفويضات الموافقة للمستخدم الذي يوافق عادةً على طلبات الشراء أو أوامر الشراء أو الفواتير أو مستندات ذات صلة نقل هذه الصلاحية مؤقتاً إلى زميل موثوق. التفويضات محددة بزمن ويمكن تقييدها بـ قسم ومبلغ، وتتبع حالات واضحة ليبقى أثر التدقيق سليماً.
لماذا تستخدم التفويض؟
- إجازة مخططة — لا تتوقف المشتريات لغياب المعتمد.
- التغطية — يتصرف معتمد بديل ضمن حدود تحددها.
- الشفافية — يُسجَّل المفوِّض والمفوَّض له والفترة وأنواع الموافقة؛ ويمكن عرض الإجراءات المفوَّضة في صفحة تفاصيل التفويض.
لا يغني التفويض عن تغيير الأدوار الدائم؛ هو بديل مؤقت لعبء الموافقة.
من يشارك؟
- أي مستخدم مُصدَّق يمكنه فتح منطقة تفويضات الموافقة ليرى:
- تفويضات منحتها — طلبات أنشأتها لتنوب عنك.
- تفويضات استلمتها — طلبات أنت المفوَّض فيها.
- تعرض الصفحة أيضاً ملخصاً لنشاط التفويض للمستخدم الحالي.
فقط المفوِّض والمفوَّض يفتحان صفحة تفاصيل تفويض محدد؛ غيرهم يحصلون على 403.
إنشاء تفويض
ابدأ إنشاء تفويض وأكمل الحقول:
| الحقل | الإلزام | ملاحظات |
|---|---|---|
| المفوَّض إليه | مطلوب | مستخدم آخر في المستأجر (لا تفوّض لنفسك) |
| يبدأ في | مطلوب | تاريخ/وقت بدء التغطية؛ يجب أن يكون اليوم أو لاحقاً |
| ينتهي في | مطلوب | يجب أن يكون بعد البداية |
| أنواع الموافقة | مطلوب (واحد أو أكثر) | انظر أدناه |
| أقصى مبلغ | اختياري | سقف مالي للموافقات المفوَّضة؛ اتركه فارغاً بلا سقف |
| القسم | اختياري | تقييد التغطية بقسم واحد |
| السبب | اختياري | يوضح الإجازة أو تغطية مشروع، إلخ |
| إشعار المفوِّض | علم اختياري | يتحكم في إشعارات المفوِّض حسب قواعد المنتج |
أنواع الموافقة القابلة للتفويض
يختار المنشئ فئة واحدة على الأقل (تُخزَّن كمصفوفة):
- جميع الموافقات — تغطية واسعة للأنواع المدعومة.
- طلبات الشراء
- أوامر الشراء
- الفواتير
- المدفوعات
- العقود
الأنواع الأضيق تقلل المخاطر عندما لا ينبغي للمفوَّض لمس كل سير العمل.
بعد الحفظ
يُوجَّه النجاح إلى صفحة تفاصيل التفويض مع رسالة نجاح. قد يفرض طبقة الخدمة قواعد إضافية (مثل تعارض مع تفويض متداخل)؛ الأخطاء تعيد للنموذج مع الرسائل.
حالات التفويض
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| معلق | أُنشئ وينتظر قبول أو رفض المفوَّض |
| نشط | مُقبَل وداخل نافذة البداية/النهاية |
| منتهٍ | انتهى التاريخ أو عيّن النظام انتهاءه |
| ملغى | أُلغي مبكراً من المفوِّض |
| مرفوض | رفض المفوَّض الطلب |
في حالة نشط يمكن للمفوَّض الموافقة على العناصر المطابقة حسب تكامل سير العمل (مع احترام أقصى مبلغ وقسم التفويض).
القبول أو الرفض (المفوَّض)
عندما يكون التفويض معلقاً، يمكن للمفوَّض:
- قبول — يؤكد تغطية الموافقات ضمن النطاق. تعرض الواجهة قبولاً عندما تسمح القواعد (طلب معلق بانتظار التأكيد).
- رفض — يرفض تحمل المسؤولية. يمكن إدخال سبب اختياري (حتى 500 حرف) ليختار المفوِّض بديلاً.
هذان الإجراءان للمفوَّض فقط؛ محاولات مستخدمين آخرين تفشل.
الإلغاء (المفوِّض)
يمكن للمفوِّض إلغاء تفويض ما زال معلقاً أو نشطاً. يوقف الإلغاء صلاحية التفويض فوراً لاحقاً للمعالجة. سبب اختياري يوثّق سبب إنهاء التغطية مبكراً.
لا يُعرض الإلغاء لتفويض مرفوض أو منتهٍ أو ملغى مسبقاً.
الفترات وانتهاء الصلاحية
- البداية والنهاية يحددان النافذة المقصودة. يقيّم النظام حالة نشط بمزيج من الحالة المخزنة وما إذا كان الآن بين
starts_atوends_at. - عند انتهاء النافذة ينتهي التفويض عملياً؛ تبقى السجلات للتاريخ.
- خطّط لـ starts_at في أو بعد يوم الإنشاء لاستيفاء التحقق (
after_or_equal:todayعلى تاريخ البداية).
رؤى صفحة التفاصيل
تحمّل شاشة عرض التفويض:
- الأسماء والبريد للمفوِّض والمفوَّض
- القسم الاختياري (بما في ذلك الاسم العربي عند التوفر)
- موافقات مفوَّضة حديثة (قائمة محدودة) مع من وافق
تُظهر الأعلام إن كنت مفوِّضاً أو مفوَّضاً والإجراءات المتاحة (قبول، إلغاء).
نصائح حوكمية
- فضّل أقل امتياز: فوّض أنواع الموافقة والقسم الضروريين فقط.
- اضبط أقصى مبلغ واقعياً عندما لا يجب نقل السلطة المالية كاملة.
- اطلب من المفوَّض القبول مبكراً حتى لا يتعطل العمل قبل الإجازة.
- ألغِ فور عودتك إن احتجت إنهاء الرؤية اليدوية.
- استخدم حقل السبب لوضوح التدقيق («إجازة سنوية»، «تغطية أمومة»، إلخ).
مواضيع ذات صلة
- مسارات العمل — تكوين مسارات الموافقة
- المستخدمون — الأدوار والصلاحيات